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Teil 4 - Fachkräftemangel als Controlling-Thema – was Zahlen über Personal verraten

Fachkräftemangel in Pflegeheimen: Was das betriebswirtschaftlich bedeutet, welche Kennzahlen helfen und wie Controlling Personalkosten sichtbar macht.

Warum Fachkräftemangel ein Controlling-Thema ist

Fachkräftemangel wird meistens als HR-Problem behandelt: Stellen besetzen, Bewerber finden, Gehalt anbieten. Das ist richtig – aber unvollständig. Denn Fachkräftemangel hat direkte und messbare betriebswirtschaftliche Konsequenzen.

Eine Einrichtung mit 10 unbesetzten Stellen hat nicht nur ein Personalproblem. Sie hat: Umsatzausfall durch nicht belegbare Plätze, Mehrkosten durch Zeitarbeit, erhöhte Fluktuation und steigende Krankenquoten. Das sind wirtschaftliche Kennzahlen – keine weichen Faktoren.

Das Grundproblem: Personal begrenzt die Auslastung

In vielen anderen Branchen ist das Wachstumsproblem: zu wenig Nachfrage. In der Pflege ist es anders. Die Nachfrage nach Pflegeplätzen übersteigt das Angebot seit Jahren. Das eigentliche Nadelöhr ist das Personal. Viele Einrichtungen haben Wartelisten, aber freie Plätze – weil sie nicht genug Personal haben, um diese Plätze zu betreiben.

Betriebswirtschaftlich gesagt: Der Umsatz ist durch das Personal gedeckelt, nicht durch die Nachfrage. Das ist ein ungewöhnliches Problem – und es erfordert eine andere Steuerungslogik.

Die wichtigsten Personalkennzahlen im Überblick

 

  1. Pflegekraftstunden je Bewohner
    Wie viele Stunden Pflegepersonal werden pro Bewohner und Tag eingesetzt? Diese Kennzahl zeigt, ob die Personaldichte stimmt – und ob sie sich verändert.
  1. Krankenquote
    Wie viel Prozent der geplanten Arbeitsstunden fallen durch Krankheit aus? Eine Quote von 5–8 % gilt als Richtwert – alles darüber signalisiert Belastungsprobleme und erzeugt erhebliche Mehrkosten.
  1. Fluktuationsrate
    Wie viele Mitarbeiter verlassen die Einrichtung pro Jahr? Jede ausscheidende Fachkraft kostet: Recruiting, Einarbeitung, Wissensverlust. Die Kosten einer Neubesetzung in der Pflege werden auf 10.000–20.000 Euro je Stelle geschätzt.
  1. Anteil Leasingpersonal an Gesamtpersonalkosten
    Zeitarbeit ist teuer – manchmal doppelt so teuer wie Festpersonal. Wenn dieser Anteil über 10–15 % steigt, hat die Einrichtung ein strukturelles Problem.
  1. Überstundenquote
    Viele Überstunden sind ein Warnsignal: Sie zeigen Unterbesetzung, erhöhen das Erschöpfungsrisiko – und kosten Geld, wenn sie ausgezahlt werden.

Leasingpersonal: Die unsichtbare Kostenfalle

 

Zeitarbeit in der Pflege wird in vielen Einrichtungen nicht transparent genug abgebildet. Die Kosten erscheinen oft in der Buchhaltung unter „Fremdpersonal“ – getrennt vom Personalaufwand. Das macht den Vergleich schwer.

Einfaches Rechenbeispiel: Eine Pflegefachkraft in Festanstellung kostet inklusive Arbeitgeberanteil ca. 3.500–4.500 € brutto monatlich. Eine vergleichbare Zeitarbeitskraft kann eine Einrichtung 5.500–7.000 € kosten. Wer 10 Stellen mit Leasingpersonal besetzt, zahlt möglicherweise das Doppelte – ohne dass das in der Kostenanalyse sichtbar ist.

Was Controlling dagegen tun kann

 

Transparenz schaffen

Leasingkosten müssen in derselben Analyse erscheinen wie Festpersonalkosten – bezogen auf Stunden, Köpfe und Aufgaben. Nur dann ist der Vergleich ehrlich.

Break-even für Personalstellen berechnen

Ab welcher Auslastung lohnt es sich, eine Stelle fest zu besetzen statt dauerhaft Leasing einzusetzen? Diese Schwelle ist berechenbar – und sollte bekannt sein.

Frühwarnsystem aufbauen

Wenn Krankenquote, Überstunden oder Leasinganteil steigen, sollte das ein Alarmsignal sein – nicht erst beim Jahresabschluss, sondern im Monatsbericht

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